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SHIFT Update - November 2023

Good morning Facilities Team,

Temperatures may have cooled down outside, but the heat is on with AssetWorks as we continue to implement our new Integrated Workplace Management System. We are excited to share another update with you.

Call for Trainers & Testers

Are you itching to get a sneak peek at the AssetWorks system and try it out? Or do you have a knack for assisting others with learning new systems and tools? Either way, we’d love to hear from you! SHIFT is currently looking for system testers and trainers. To nominate yourself or another staff member, please use this form or contact us at shift@umd.edu.

Accomplishments:

  • System setup for the Operations and Maintenance (O&M) module has been completed and we are now preparing for User Acceptance Training (UAT). This is your chance to test our system!
  • “Behind the scenes” work processes have been completed for the Space and Property Management module. More than 500 buildings and over 50,000 rooms have been entered into the module and non-building locations, such as benches and fountains, will be loaded in the coming weeks.
  • Over 19,000 assets have been uploaded into AssetWorks, from FM, Dining, RecWell, and STAMP.
  • The ReADY Request module has begun. This customer service portal has an easy-to-use, responsive website and provides real-time updates as tickets are assigned and work is completed. 
  • The ReADY Space module’s kickoff was completed. This innovative tool has a floor plan viewer that allows users to quickly, and virtually(!), measure spatial area within individual rooms. 
  • The Keys and Access Control module has launched with new campus partners including the University of Maryland Police Department.

Coming up:

  • We are currently focused on work ticket billing in AssetWorks.
  • We are continuing to develop the buttons our customers will click in the ReADY Request service portal. 
  • User Acceptance Training is coming up early in the new year. This is another chance for YOU to get involved!

Elevate/Workday Alignment

Due to the Workday delay, we anticipate that the launch of AssetWorks, our new work management system, will be dependent on the launch of Elevate. AssetWorks will be fully integrated with Workday when it is launched. This is good news for us in facilities because it means that we won’t have to wait to integrate AssetWorks to Workday. However, it also means that both systems will require training time for your teams during a common window. Please plan ahead and use the time we have now to prepare for the launch of these two enterprise systems. 

You can stay engaged with the SHIFT project by:

We would like to acknowledge SHIFT’s Workstream Leads and Subject Matter Experts (SMEs) who have been spending their time getting the SHIFT project ready for all of us. Thank you for your engagement in this project! While there is much work to be done, we’re extremely proud to have a campus full of champions supporting our efforts. 

Take care and Happy Fall,

Aynsley Toews, Project Owner, Division of Administration

Andrea Crabb, Project Owner, Division of Student Affairs

 

 

Buenos días, Equipo FM,

Las temperaturas quizá han bajado en el exterior, pero el ritmo de trabajo se mantiene con AssetWorks a medida que continuamos implementando nuestro nuevo Sistema Integrado de Gestión Laboral (Integrated Workplace Management System, en inglés). Nos complace compartir con ustedes otra actualización.

Convocatoria de formadores y evaluadores

¿Está deseando echar un vistazo al sistema AssetWorks y probarlo? ¿O tiene un don para ayudar a otros a aprender nuevos sistemas y herramientas? En cualquier caso, ¡nos encantaría conocerle! SHIFT busca actualmente probadores de sistemas y formadores. Para nominarse a usted mismo o a otros empleados, por favor use este formulario o contacte con nosotros en shift@umd.edu.

Resultados:

  • La configuración del sistema para el módulo de Operaciones y Mantenimiento (O&M) se ha completado y ahora nos estamos preparando para la Formación de Aceptación del Usuario (UAT). ¡Esta es su oportunidad de probar nuestro sistema!
  • Se han completado los procesos de trabajo "entre bastidores" del módulo de gestión de espacios y propiedades. Se han introducido en el módulo más de 500 edificios y más de 50.000 cuartos, y en las próximas semanas se cargarán ubicaciones ajenas a los edificios, como bancos y fuentes.
  • Se han cargado en AssetWorks más de 19.000 activos, procedentes de FM, Dining, RecWell y STAMP.
  • Se ha puesto en marcha el módulo de solicitudes ReADY. Este portal de atención al cliente cuenta con un sitio web fácil de usar y con capacidad de respuesta, y proporciona actualizaciones en tiempo real a medida que se asignan tickets y se completa el trabajo.
  • Se completó la puesta en marcha del módulo ReADY Space. Esta innovadora herramienta tiene un visor de planos que permite a los usuarios medir rápida y virtualmente la superficie espacial de cada cuarto.
  • El Módulo de Llaves y Control de Acceso se ha puesto en marcha con nuevos socios del campus, incluido el Departamento de Policía de la Universidad de Maryland.

En camino:

  • Actualmente estamos centrados en la facturación de las fichas de trabajo en AssetWorks.
  • Seguimos desarrollando los botones que nuestros clientes pulsarán en el portal de servicios ReADY Request.
  • La formación para la aceptación de usuarios está prevista para principios de año. Esta es otra oportunidad para que USTED participe.

Alineación Elevate/Workday

Debido al retraso de Workday, prevemos que el lanzamiento de AssetWorks, nuestro nuevo sistema de gestión del trabajo, dependerá del lanzamiento de Elevate. AssetWorks estará totalmente integrado con Workday cuando se lance. Esto es una buena noticia para nosotros en instalaciones porque significa que no tendremos que esperar para integrar AssetWorks en Workday. Sin embargo, también significa que ambos sistemas requerirán tiempo de formación para sus equipos durante una ventana común. Por favor, planee con antelación y use el tiempo que tenemos ahora para preparar el lanzamiento de estos dos sistemas empresariales.

Usted puede mantenerse involucrado con el proyecto SHIFT si…:

Nos gustaría dar las gracias a los responsables de las líneas de trabajo (Workstream Leads) de SHIFT y a los expertos en la materia (Subject Matter Experts o SMEs) que han dedicado su tiempo a preparar el proyecto SHIFT para todos nosotros. Gracias por su compromiso con este proyecto. Aunque queda mucho trabajo por hacer, estamos muy orgullosos de contar con un campus lleno de campeones que apoyan nuestros esfuerzos. 

Cuídese y feliz otoño,                        

Aynsley Toews, Project Owner, Division of Administration

Andrea Crabb, Project Owner, Division of Student Affairs

 

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