Main Menu

SHIFT Update - July 2023

SHIFT Logo

Good Morning Facilities Team,

Fall is officially here, and we’re happy to have our students back on campus and in classes. While the temperature may be cooling down and Halloween decor begins to pop up around the facilities, we promise there’s nothing scary about our progress in implementing AssetWorks as our new Integrated Workplace Management System! Today, we’d like to share another progress update with you.

Accomplishments:

  • In our last email, we shared that the AssetWorks implementation launched with the Operations & Maintenance module, led by Patrick Rhodes in DRF. This work has progressed on schedule, and we are ready to see a first draft of our new work processes and Standard Operating Procedures (SOPs) in action.
  • Fran Becker, from FM, has launched the implementation of the Space and Property Management module. This module will provide a campus inventory of space and allow us to assign work tickets and maintenance on specific spaces across campus. This module is critical to the O&M module implementation.
  • The kickoff for UMD’s new customer service portal, called ReADY Request, led by Kelly Ridings in DRF, officially launched this month. ReADY Request will be the way our customers submit work to facilities units and will provide them with an easy-to-use website providing updates as their ticket is assigned and work is completed.
  • To this point, the Asset & Inventory workstream was led by Greg Stup, from FM. A deeper dive into our implementation has shown us the sheer size and breadth of each one of those areas, and all the associated work processes. As a result, Greg Stup will continue to lead the Asset workstream. Sean Wynn, from FM, will lead the Inventory workstream and will shortly be building his team of Subject Matter Experts (SMEs). 

Coming up:

  • Current facilities data will be added to the O&M module to allow us to test out our new work processes and get your feedback. Stay tuned for ways to get involved with User Acceptance Testing (UAT) this fall.
  • Later this summer and after workflow processes are drafted for the Space Management module, we will develop SOPs, which will be used to configure the system. We will begin planning UAT for Space this Fall.
  • The design and set-up for our ReADY Request customer service portal is set to begin in the Summer/Fall of 2023.

Connecting with Workday

As you know, Workday is the other BIG campus-wide technology implementation and is scheduled to go-live on November 15, 2023. This new launch date has not impacted SHIFT progress and we expect to integrate with Workday when AssetWorks launches in the Spring of 2024. Workday will be the system of record for our financial transactions and for payroll time tracking.

The SHIFT project offers opportunities for you to be engaged in the process. Upcoming opportunities include:

  • Review and test future work processes
  • Become a Change Champion
  • Participate in training and become a trainer 
  • Visit the SHIFT website
  • Share your thoughts with us at shift@umd.edu

Together, we will support each other as we learn new ways of working collaboratively with our new technology. The SHIFT project will have challenges but thanks to the tireless efforts from each of our Workstream Leads, SMEs and stakeholders, we will achieve success.

Have a great summer,

Aynsley Toews, Project Owner, Division of Administration

Andrea Crabb, Project Owner, Division of Student Affairs

 

 

Buenos días / Buenas tardes, [equipo FM].

El verano ya está en marcha, ¡y lo mismo pasa con la implementación de AssetWorks como nuestro Sistema Integrado de Gestión Laboral (Integrated Workplace Management System, en inglés)! Hoy quisiéramos compartir con usted otra actualización sobre el progreso de esta iniciativa.

Logros:

  • En nuestro último mensaje electrónico, les informamos que la implementación de AssetWorks comenzó con el módulo Operaciones & Mantenimiento (O&M), liderado por Patrick Rhodes en DRF. Este trabajo ha avanzado según lo previsto, y estamos listos para ver en acción un primer borrador de nuestros nuevos procesos de trabajo y Procedimientos Operativos Estándar (SOPs, en inglés).
  • Fran Becker, de FM, ha puesto en marcha la implantación del módulo de gestión de espacios y propiedades. Este módulo proporcionará un inventario de espacios del campus y nos permitirá asignar partes de trabajo y mantenimiento en espacios específicos de todo el campus. Este módulo es fundamental para la implantación del módulo O&M.
  • El comienzo del nuevo portal de atención al cliente de UMD, con el nombre de ReADY Request, liderado por Kelly Ridings en DRF, tuvo lugar oficialmente este mes. ReADY Request será la forma en que nuestros clientes envíen el trabajo a las unidades de las instalaciones y les proporcionará un sitio web fácil de usar con actualizaciones a medida que se asigna el ticket y se completa el trabajo.
  • Hasta este momento, Greg Stup, de FM, dirigió el flujo de trabajo de Activos e Inventario. Una inmersión más profunda en nuestra implementación nos ha mostrado el enorme tamaño y amplitud de cada una de esas áreas, y todos los procesos de trabajo asociados. Por ello, Greg Stup seguirá dirigiendo el flujo de trabajo de Activos. Sean Wynn, de FM, dirigirá el flujo de trabajo de Inventario y en breve creará su equipo de expertos (Subject Matter Experts o SMEs, en inglés).

Próximamente:

  • Los datos actuales de las instalaciones se añadirán al módulo O&M para permitirnos probar nuestros nuevos procesos de trabajo y obtener sus comentarios. Esté atento a las posibilidades de participar en las Pruebas de Aceptación del Usuario (UAT, en inglés).
  • A finales de este verano y después de que se redacten los procesos de flujo de trabajo para el módulo de Gestión de Espacios, desarrollaremos los SOP, que se utilizarán para configurar el sistema. Empezaremos a planificar UAT para Space este otoño.
  • El diseño y la puesta a punto para nuestro portal de atención al cliente ReADY Request debería empezar hacia el verano/otoño de 2023.

Conectar con Workday

Como ya sabe, Workday es la otra GRAN implementación tecnológica en todo el campus, con fecha de inicio el 15 de noviembre de 2023. Esta nueva fecha de lanzamiento no ha impactado el progreso de SHIFT, y nosotros esperamos integrarnos con Workday cuando AssetWorks se ponga en marcha hacia la primavera de 2024. Workday se convertirá en el sistema de registro para nuestras transacciones financieras y para el seguimiento del tiempo de nómina.

El proyecto SHIFT ofrece oportunidades para involucrarse en el proceso. Las próximas oportunidades incluyen:

  • Revisión y evaluación de futuros procesos laborales
  • Convertirse en un Campeón del cambio
  • Participar en entrenamientos y convertirse en un entrenador
  • Visitar la página de internet de SHIFT
  • Compartir sus opiniones con nosotros en shift@umd.edu

Juntos nos ayudaremos a aprender nuevas formas de trabajar en colaboración con nuestra nueva tecnología. El proyecto SHIFT tendrá sus retos, pero gracias a los incansables esfuerzos de cada uno de nuestros líderes de flujo de trabajo (Workstream Leads, en inglés), expertos (SMEs) y otras partes interesadas, tendremos éxito.

Feliz verano,

 

Back to Top